Masz czasem wrażenie, że świat projektów IT jest cholernie nieprzewidywalny? A gdyby tak nie popadać w paranoję i ogarnąć to, co zrozumieć, przewidzieć i ogarnąć się da? Jako receptę na wiele bolączek zastosuj myślenie systemowe. Co to? To dostrzeganie elementów układów oraz zależności między nimi. Innymi słowy – świadomość, że jak tu pociągniesz, to gdzieś się wywali – umiejętność wykoncypowania kiedy, gdzie i co dokładnie to będzie.

Myślenie systemowe

Myślenie systemowe to szalenie ważna kompetencja i okrutnie nam jej brakuje, szczególnie w dużych firmach i systemach. O myśleniu analitycznym wiele osób mówi, a nawet wpisuje w oferty pracy (nie zawsze mając pomysł jak to sprawdzić). Myślenie analityczne, to rozbijanie na czynniki pierwsze, ale również zapominana a szalenie ważna synteza (uogólnianie szczegółów, wchodzenie na wyższy poziom ogólności, łączenie w całość). Artykuł na ten temat jest numer 1 najczęściej czytanych na tym blogu :) Może kojarzysz z modelu kompetencji analityka biznesowego wg IIBA, że do listy kompetencji analityków wchodzi zarówno myślenie analityczne, jak i myślenie systemowe? Czym jest zatem to myślenie systemowe?

System (niekoniecznie system IT!) – „układ elementów mający określoną strukturę i stanowiący logicznie uporządkowaną całość” (źródło). Myślenie systemowe polega na rozpoznaniu elementów całości, ich atrybutów, zachowania, powiązań między elementami oraz (uwaga, robi się ciekawie) właściwości, jakie wynikają ze współdziałania tych części (skomplikowane interakcje pomiędzy składowymi).

Jeśli w Twoim układzie, w Twoim świecie, w Twojej rzeczywistości istnieje tylko Ziemia, możesz być zszokowany, jakim cudem (skąd!??) spada meteoryt? Przecież nie wziął się z Ziemii… Jeśli patrzysz tylko na swój produkt IT, nie patrząc na rynek, możesz zupełnie nie rozumieć, dlaczego się on nie sprzedaje (może nikt go nie potrzebował, nie zbadałeś potrzeb – ważnego czynnika układu produkt-popyt-klienci).

Na co komu wspaniałe algorytmy i śliczne interfejsy, kiedy to nie rozwiązuje problemu klienta? Na co komu obniżenie kosztów administracji, kiedy przysparza to więcej pracy pracownikom w innych częściach firmy? Na co komu świetny proces rekrutacji w HR, kiedy dostarczony do firmy pracownik nie daje wartościowego wkładu do zespołu przez wystarczająco długi czas? Jednostki w firmie działają w pewnym sensie niezależnie. HR zarządzany przez kierownika/dyrektora HR, zespoły produkcyjne zarządzane przez innych kierowników/dyrektorów. Nawet, jeśli HR stawia sobie za cel zrekrutowanie osób i liczbowo rzecz ujmując, dobrze mu to wychodzi, to nadal efekt ostateczny dla zespołów produkcyjnych może być taki, że osoby te nie są dobrze dopasowane do stanowiska, roli, projektu (trzeba byłoby być na co dzień z zespołem, znać jego problemy, braki, kierunki rozwoju, itd.). Mimo, że każdy z działów da z siebie wszystko – HR zrekrutuje, produkcja wyszkoli, przygotuje do pracy, to brak dostatecznej współpracy między tymi działami może spowodować, że cała firma (system jako całość) nie osiągnie zamierzonych rezultatów.

Często mówimy – my jesteśmy niezależni, szczególnie kiedy widzimy się najczęściej w gronie tylko kilku osób i mamy swój jeden backlog. Technicznie? Być może. Biznesowo? Funkcjonalnie? Bullshit.

Czym jest niezależność? Nawet przykład, który przychodzi mi do głowy z takich bardziej oczywistych – system płatności on-line, czy on jest niezależny? Technicznie? Może być. Nie ważne czy wezmę PayPal, DotPay czy inne opcje, jakoś tam zapłacę. Biznesowo? Nie bardzo. Wybierając system płatności, wpinam coś do mojego procesu sprzedaży produktów – staje się on częścią mojej firmy, moich usług, możliwości, procesów sprzedażowych, doświadczeń klienta. Nieoczekiwana zmiana w systemie płatności może zmienić, zablokować czy nawet rozwalić mój system sprzedaży. Trzeba być czujnym.

Często cierpimy na taki syndrom studenta. Tym razem nie chodzi o robienie wszystkiego na ostatnią chwilę ;) Chodzi o takie postrzeganie świata IT, jakby wszystko było proste. Zdarza się, że student na zajęciach wykłóca się z Tobą, że Twoje metody są nadmiarowe i niepotrzebne, a on, znający nowe technologie, zwinną pracę w projekcie grupowym z 4 kolegami czy projekt z doświadczeń w pracy w firmie na część etatu, wie lepiej. Za młodu skalą projektów, jakie znamy, doświadczyliśmy, jest własny projekt na zajęcia, projekt w kilkuosobowym zespole, czy maksymalnie kilkudziesięcioosobowy projekt w firmie. W takich warunkach pewne zjawiska nie występują.

Po kilkunastu latach znajdujemy się w wielkiej firmie, gdzie ta firma „jest słaba”, bo „coś nie działa”, a my rozkładamy ręce, odbijając się od ściany zbyt dużych wyzwań. Skoro trafia w nas coś, czego nie umiemy wyjaśnić, przewidzieć, to może jest to coś spoza naszego układu, na który patrzymy za wąsko?

Złożoność rośnie szybko w miarę wzrostu liczby elementów układu. Rośnie wtedy też liczba interakcji i efektów, które trudno jest pomieścić w “pamięci podręcznej”. Nawet prosta zmiana pociąga za sobą tyle konsekwencji, że lepiej nie machać na nie lekceważąco ręką, ale rzetelnie się pochylić. Efekty te mogą być w złożonych układach także nieoczywiste do zauważenia, gdy nie podchodzimy do tematu z wystarczającą uwagą.Myślenie systemowe - analiza IT

Systemy powiązań są wszędzie!

Myślenie systemowe wymaga jednej rzeczy. Uświadom, to sobie – zobacz system. A systemy powiązań są wszędzie! Poniżej kilka tych najbardziej popularnych.

  • System IT – Twój moduł wpływa na moduły innych zespołów, Twoje zmiany mogą sprawić, że coś 3 komponenty dalej przestanie działać, itd.
  • Firma – dział HR wpływa na działy produkcyjne (zatrudnianie pracowników), sprzedaż wpływa na produkcję (np. sprzedaje coś, czego nie ma i szybko nie będzie :D), produkcja wpływa na sprzedaż (np. opóźnienia dostaw obiecanych klientowi), itd.
  • Zarządzanie – zmiana strategii firmy może wymagać zmiany struktury organizacyjnej, a te mogą wpływać na procesy biznesowe, potrzebne kompetencje, ludzi, wartości, zasoby, itd.
  • Otoczenie konkurencyjne – działania konkurencji wpływają na naszą firmę, działania jednego klienta mogą wpłynąć na innego, a klienta kształtującego opinię – na całą grupę klientów, stworzenie nowego rozwiązania na rynku może obniżyć popyt na nasze produkty, itd.
  • Makrootoczenie – polityka, ekonomia, zmiana cen prądu czy paliwa wpływa na ceny produktów naszych dostawców, a przez to na nasze, a przez to na naszych klientów, zmiana w demografii wpływa na układ naszych przyszłych klientów i ofertę produktową, itp.

Każda rzecz jest powiązana z mnóstwem innych elementów danego układu. Do układu trafiają bodźce z innych układów…

Inne, życiowe przykłady układów i zależności:

  • Organizm – pomyśl na co wpłynie problem z przewlekłą próchnicą czy bólem zęba, na co wpłynie nadwyrężona kostka, niedobór snu, złe odżywianie? Na funkcjonowanie innych elementów organizmu, a może nawet na poziom energii czy stan psychiczny?
  • Rodzina – jak na żonę i dzieci wpłynie pijący mężczyzna? Jak na męża i dzieci wpłynie często nieobecna w domu żona? Jak na żonę, męża i dzieci wpłynie bardzo chora babcia albo babcia-hazardzistka robiąca kosmiczne długi?
  • Otoczenie, sąsiedztwo – pomyśl, jak wpływa na restaurację fakt, że okoliczna firma zatrudniająca 700 osób, z których mnóstwo jadło w niej obiad, zmieni siedzibę? Jak ćwiczenia przeciwpożarowe spowodują, że nagle 100 osób ma godzinę wolnego i idzie na lody do McDonalds’a?

Wszyscy jesteśmy niezależni? My nie wpływamy na nikogo? Bzdura. Jesteśmy jednocześnie w ogromie układów. Jak się uruchomi wyobraźnię, to można od tego zwariować ;)

Całe szczęście istnieje coś takiego jak modele, czyli wybrane aspekty rzeczywistości służące do przedstawienia, analizy budowy czegoś czy jakiegoś zjawiska. Wiadomo, że w rzeczywistości mało które zjawisko ma wyraźne granice, ale wyznaczenie ich na potrzeby modelu pomaga zawęzić analizę do kluczowych składowych. Model układu krwionośnego, model procesu biznesowego, model elementów zarządzania. Przykładowo – mapa nie pokazuje całej prawdy – prawdziwego terenu. Jest niedokładna, bo nie ma tam szczegółowych kształtów budynków, kolorów dachówek, koron drzew, które zobaczylibyśmy z góry. A jednak służy doskonale do zastosowania – odnajdź się w terenie, ustal jak iść, by dojść do celu. Nie łapiemy focha na mapę, że jest nieprawdziwa, niekompletna. Umawiamy się, że ma przedstawiać ulice, budynki, obszary zielone i już. To wystarczy do zastosowania. Tak samo Ty określ co chcesz zbadać w danej chwili, w jakim celu i z całego tego galimatiasu systemów (i systemów systemów…) wybierz tylko te elementy i powiązania, które pozwolą Ci osiągnąć cel i nie utonąć w szczegółach.

Myślenie systemowe dla analityka, dewelopera, architekta, product ownera, scrum mastera, managera i każdego, kto chce skutecznie pracować w dużej skali

Żeby z całego tego luźnego wylewu myśli był jakiś praktyczny pożytek, to postaram się zebrać kilka modeli, które mogą przydać się w pracy analityka, dewelopera, architekta, product ownera, scrum mastera i każdego, kto chce skutecznie pracować w dużej skali firm i projektów. Chociaż wierzę, że nawet, jeśli Twoje systemy są proste, warto choć raz zdać sobie z nich sprawę.

Myślenie systemowe dla analityka

Przykładowe systemy warte uwagi:

  • Organizacje i powiązania między nimi – żeby zobaczyć, jak firmy są powiązane w grupie lub między partnerami, jak wpływają jedna na drugą, skąd idzie strategia, wytyczne, co się zmieni w jednej, jeśli zmienimy coś w drugiej (np. diagram struktury organizacyjnej, diagram konwersacji BPMN)
  • Jednostki organizacyjne i powiązania między nimi – żeby widzieć, gdzie dokładnie są jakieś kompetencje, kto czym zarządza, za co jest odpowiedzialny, z kim rozmawiać na jaki temat, załatwiać jakieś sprawy, gdzie nastąpią zmiany i jakie, jeśli coś w tej strukturze zmienimy (np. diagram struktury organizacyjnej)
  • Procesy i powiązania między nimi – żeby zobaczyć kolejność aktywności, odpowiedzialne jednostki, role, żeby zauważyć na kogo wpłynie zmiana w procesie – jak sposób wykonywania pracy przez jeden dział wpływa na inne (np. diagram procesów biznesowych BPMN, mapa procesów, podprocesy)
  • Elementy projektu – Core Concept Model z BABOK Guide – zmiana, potrzeba, interesariusze, wartość, kontekst, rozwiązanie – jeśli zmieni się jedna z tych rzeczy, możliwe, że pociągnie za sobą zmiany w innych
  • Elementy zarządzania – model 7s McKinseya – strategia, struktura organizacyjna, procesy, kultura, ludzie, umiejętności, wspólne wartości – jeśli zmienia się jedna z tych rzeczy, możliwe, że pociągnie za sobą zmiany w innych
  • Systemy IT i powiązania między nimi – żeby zobaczyć, jakie mamy systemy IT, jak współpracują ze sobą (interfejsy), jakie pełnią role, co się stanie, kiedy jakiś system usuniemy, zastąpimy, zmienimy, na jakie jednostki organizacyjne, procesy to wpłynie – gdzie jeszcze trzeba będzie zrobić zmiany kompetencji, procesów, struktury organizacyjnej, itp. (np. diagram komponentów UML, diagram ArchiMate, mapowanie systemów na obszary biznesowe, jednostki organizacyjne, wspierane procesy biznesowe)
  • Stany obiektów i relacje (przejścia) między nimi – żeby zobaczyć, jakie stany obiektów są możliwe, jakie przejścia między nimi są możliwe, jak system reaguje na określone zdarzenia czy warunki zmieniając stan obiektu (np. diagram stanów UML)
  • Klasy analityczne i relacje między nimi – (np. diagram klas UML)

Myślenie systemowe dla developera

Przykładowe systemy warte uwagi:

  • Komponenty systemu i powiązania między nimi – zmiana w którym komponencie wpłynie na który inny komponent i w jaki sposób? Co się wywali, gdzie i kiedy? Jak wpłyną na siebie efekty działania algorytmów, przekazywane dane, zależności czasowe, itp.
  • Stany obiektów i relacje (przejścia) między nimi – żeby zobaczyć, jakie stany obiektów są możliwe, jakie przejścia między nimi są możliwe, jak system reaguje na określone zdarzenia czy warunki zmieniając stan obiektu (np. diagram stanów UML)
  • Klasy analityczne i relacje między nimi – (np. diagram klas UML)
  • Tabele bazy danych i powiązania między nimi – ja zmiana w tabeli wpłynie na inne tabele? Jak zmiana atrybutów wpłynie na działanie systemu IT?

Myślenie systemowe dla architekta

Przykładowe systemy warte uwagi:

  • Zależności pomiędzy procesami biznesowymi a zachowaniem systemu – (procesy biznesowe, reguły biznesowe, wymagania jakościowe, archimate) np. jeśli wiadomo, że firma pracuje w godzinach 8:00-16:00, to z reguły o 4:00 rano będzie niskie obciążenie, czyli na wtedy można zaplanować ciężkie, zasobożerne zadania albo prace konserwacyjne
  • Systemy IT i powiązania między nimi – żeby zobaczyć, jakie mamy systemy IT, jak współpracują ze sobą (interfejsy), jakie pełnią role, co się stanie, kiedy jakiś system usuniemy, zastąpimy, zmienimy, na jakie jednostki organizacyjne, procesy to wpłynie – gdzie jeszcze trzeba będzie zrobić zmiany kompetencji, procesów, struktury organizacyjnej, itp. (np. diagram komponentów UML, diagram ArchiMate, mapowanie systemów na obszary biznesowe, jednostki organizacyjne, wspierane procesy biznesowe)
  • Komponenty systemu i powiązania między nimi – zmiana w którym komponencie wpłynie na który inny komponent i w jaki sposób? Co się wywali, gdzie i kiedy? Jak wpłyną na siebie efekty działania algorytmów, przekazywane dane, zależności czasowe, itp.
  • Stany obiektów i relacje (przejścia) między nimi – żeby zobaczyć, jakie stany obiektów są możliwe, jakie przejścia między nimi są możliwe, jak system reaguje na określone zdarzenia czy warunki zmieniając stan obiektu (np. diagram stanów UML)
  • Klasy analityczne i relacje między nimi – (np. diagram klas UML)
  • Zależności czasowe (skutki występowania wydarzeń wcześniej lub później, np. jeśli reakcja na zdarzenie jest natychmiastowa to może dojść do gwałtownych zmian, podczas gdy dodanie bufora/bezwładności może „wygładzić” całość)
  • Wymagania jakościowe a cechy technologii – np. fakt że GPS może być chwilowo niedostępny, więc nie pobierajmy lokalizacji synchronicznie, żeby uniknąć „zawieszania się” aplikacji

Myślenie systemowe dla Product Ownera

Przykładowe systemy warte uwagi:

  • Czynniki otoczenia konkurencyjnego (konkurencji, potencjalni nowi konkurenci, dostawcy, klienci, substytuty produktu) i czynniki makrootoczenia (polityczne, ekonomiczne, społeczno-kulturowe, technologiczne) – żeby ocenić perspektywy wzrostu biznesu, wybrać kierunki rozwoju, określać roadmapę produktu, który ma szansę na rynku pracy
  • Model biznesowy – zależności pomiędzy problemami użytkowników, segmentami klientów, oferowaną wartością, produktem, funkcjami, usługami, kanałami dotarcia, kosztami, sprzedażą
  • Jednostki organizacyjne i powiązania między nimi – żeby widzieć, gdzie dokładnie są jakieś kompetencje, kto czym zarządza, za co jest odpowiedzialny, z kim rozmawiać na jaki temat, załatwiać jakieś sprawy, gdzie nastąpią zmiany i jakie, jeśli coś w tej strukturze zmienimy (np. diagram struktury organizacyjnej)
  • Procesy i powiązania między nimi – żeby zobaczyć kolejność aktywności, odpowiedzialne jednostki, role, żeby zauważyć na kogo wpłynie zmiana w procesie – jak sposób wykonywania pracy przez jeden dział wpływa na inne (np. diagram procesów biznesowych BPMN, mapa procesów, podprocesy)
  • Elementy projektu – Core Concept Model z BABOK Guide – zmiana, potrzeba, interesariusze, wartość, kontekst, rozwiązanie – jeśli zmieni się jedna z tych rzeczy, możliwe, że pociągnie za sobą zmiany w innych
  • Elementy zarządzania – model 7s McKinseya – strategia, struktura organizacyjna, procesy, kultura, ludzie, umiejętności, wspólne wartości – jeśli zmienia się jedna z tych rzeczy, możliwe, że pociągnie za sobą zmiany w innych
  • Systemy IT i powiązania między nimi – żeby zobaczyć, jakie mamy systemy IT, jak współpracują ze sobą (interfejsy), jakie pełnią role, co się stanie, kiedy jakiś system usuniemy, zastąpimy, zmienimy, na jakie jednostki organizacyjne, procesy to wpłynie – gdzie jeszcze trzeba będzie zrobić zmiany kompetencji, procesów, struktury organizacyjnej, itp. (np. diagram komponentów UML, diagram ArchiMate, mapowanie systemów na obszary biznesowe, jednostki organizacyjne, wspierane procesy biznesowe)
  • Komponenty systemu i powiązania między nimi – zmiana w którym komponencie wpłynie na który inny komponent i w jaki sposób? Co się wywali, gdzie i kiedy? Jak wpłyną na siebie efekty działania algorytmów, przekazywane dane, zależności czasowe, itp.

Myślenie systemowe dla scrum mastera

Przykładowe systemy warte uwagi:

  • Jednostki organizacyjne i powiązania między nimi – żeby widzieć, gdzie dokładnie są jakieś kompetencje, kto czym zarządza, za co jest odpowiedzialny, z kim rozmawiać na jaki temat, załatwiać jakieś sprawy, gdzie nastąpią zmiany i jakie, jeśli coś w tej strukturze zmienimy (np. diagram struktury organizacyjnej)
  • Elementy zarządzania – model 7s McKinseya – strategia, struktura organizacyjna, procesy, kultura, ludzie, umiejętności, wspólne wartości – jeśli zmienia się jedna z tych rzeczy, możliwe, że pociągnie za sobą zmiany w innych
  • Ludzie w zespole i powiązania między nimi – jakie mają relacje (pozytywne, negatywne), jak na siebie oddziałują, z kim chcą, a z kim nie chcą być w relacji, kto stoi w części wspólnej tej sieci

Myślenie systemowe dla managera

Przykładowe systemy warte uwagi:

  • Organizacje i powiązania między nimi – żeby zobaczyć, jak firmy są powiązane w grupie lub między partnerami, jak wpływają jedna na drugą, skąd idzie strategia, wytyczne, co się zmieni w jednej, jeśli zmienimy coś w drugiej (np. diagram struktury organizacyjnej, diagram konwersacji BPMN)
  • Jednostki organizacyjne i powiązania między nimi – żeby widzieć, gdzie dokładnie są jakieś kompetencje, kto czym zarządza, za co jest odpowiedzialny, z kim rozmawiać na jaki temat, załatwiać jakieś sprawy, gdzie nastąpią zmiany i jakie, jeśli coś w tej strukturze zmienimy (np. diagram struktury organizacyjnej)
  • Procesy i powiązania między nimi – żeby zobaczyć kolejność aktywności, odpowiedzialne jednostki, role, żeby zauważyć na kogo wpłynie zmiana w procesie – jak sposób wykonywania pracy przez jeden dział wpływa na inne (np. diagram procesów biznesowych BPMN, mapa procesów, podprocesy)
  • Systemy IT i powiązania między nimi – żeby zobaczyć, jakie mamy systemy IT, jak współpracują ze sobą (interfejsy), jakie pełnią role, co się stanie, kiedy jakiś system usuniemy, zastąpimy, zmienimy, na jakie jednostki organizacyjne, procesy to wpłynie – gdzie jeszcze trzeba będzie zrobić zmiany kompetencji, procesów, struktury organizacyjnej, itp. (np. diagram komponentów UML, diagram ArchiMate, mapowanie systemów na obszary biznesowe, jednostki organizacyjne, wspierane procesy biznesowe)

Mam nadzieję, że zobaczyłeś w myśleniu systemowym głębię, która otacza Cię na co dzień i wziąłeś z tego coś dla siebie do swojej obecnej pracy. Idź i myśl systemowo, a także pomagaj innym dostrzegać elementy i powiązania między nimi. Zaskakuj kolegów i pomagaj im przewidywać, że jeśli pociągniecie za ten sznurek, to się wywali – co dokładnie, kiedy i gdzie :)

Hania Tomaszewska
8 lat temu odkryłam, że analiza biznesowa to genialna rzecz. Od tamtej chwili zbieram doświadczenia w różnych firmach, branżach i projektach. Pracuję na etacie, prowadzę bloga, tworzę kursy, prowadzę szkolenia i konsultacje. Pomagam analitykom doskonalić warsztat pracy i rozwijać się, managerom układać procesy i rozwijać pracowników oraz przedsiębiorcom, aby rozwiązania IT wspierały ich działalność.

2 KOMENTARZE

  1. Wow! Praktyczny wpis (w sumie jak większość). Mam nadzieję, że wezmę go sobie do serca i zacznę w końcu działać, by zacząć myśleć trochę inaczej, niż do tej pory. Mam teraz przestój w pracy, kreatywność i myślenie nieszablonowe na dnie. Coś trzeba z tym zrobić.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ