PlayPlay

Analiza luk to proste i doskonałe narzędzie do usprawniania biznesu i IT. Pokazuje drogę, jaką musimy przebyć od miejsca, gdzie jesteśmy dziś, aby dostać się do wymarzonej wizji przyszłości. Rozmawiam z Michałem Wolskim o tym do czego dokładnie można wykorzystać tę technikę, o czym pamiętać, na co uważać, jakimi narzędziami się wspomagać. Zainspiruj się do wykonania własnej gap analysis :)

Co to za luki i gdzie ich szukać?

Analiza luk polega na wskazywaniu różnic między stanem obecnym i stanem docelowym, do którego chcemy doprowadzić nasz biznes, IT czy cokolwiek innego. Możesz określać różnice między tym, jak obecnie i docelowo wyglądać mają jednostki organizacyjne firmy, jej struktura, kompetencje, świadczone usługi, produkty, procesy biznesowe, zbiór i zakres funkcjonalny systemów informatycznych, szczegóły funkcjonalności, przechowywane dane, infrastruktura informatyczna.

Różnice te pięknie pokazują nam zakres prac do wykonania. Możemy je dzielić na etapy, obszary, projekty. Ważne, żeby jasno zrozumieć, wskazać czy zapisać gdzie jesteśmy obecnie – jakimi dysponujemy zasobami, możliwościami, funkcjami IT, danymi, infrastrukturą. Często o tym zapominamy i brniemy do celu, nie wiadomo dokładnie skąd :) Innym razem nie dość jasno określamy cel. Musimy wiedzieć obie te rzeczy, żeby przeprowadzić analizę luk.

Jak szukać luk? Słyszałeś pewnie o modelach AS-IS i TO-BE. Te hasła szczególnie często pojawiają się w kontekście procesów biznesowych. Tak samo możesz analizować i opisywać stan obecny i docelowy na poziomie struktury organizacyjnej, przypadków użycia systemów IT, struktur danych, itp. Do identyfikacji stanu obecnego przyda się wiele technik analitycznych jak np. analiza dokumentów (może już masz to utrwalone w firmie?), wywiady, warsztaty, obserwacje. Przydadzą się tu pracownicy, specjaliści mający związek z danym obszarem. Do stanu docelowego potrzebujesz wizjonera przyszłości (prezes, dyrektor, product owner, przedstawiciel biznesu – zależy od wielkości i rodzaju analizy), ale także warto skonsultować się z ludźmi, którzy ten stan docelowy odczują na co dzień.

Jak opisywać oba stany i luki? Możesz na karteczkach, tekstem czy słowami. Będzie to dobry punkt wyjścia do rozmów. Docelowo dobrze jest zapisać ustalenia. Może to być dokument. Jak zwykle, pomoce okazują się narzędzia typu Case (np. Enterprise Architect), aby uchwycić powiązania i wpływ na inne części organizacji i systemów IT.

  1. Zbierz pomysły na zmiany
  2. Dowiedz się jak jest obecnie
  3. Określ jak ma być docelowo
  4. Zbierz luki między stanem obecnym a docelowym
  5. Podziel zakres prac (luki do wypełnienia) na etapy
  6. Zbadaj czy warto :) albo jak będzie najbardziej korzystnie
  7. Do realizacji projektu/zadania przystąp

Na co jeszcze zwracać uwagę, jak to zrobić i jak utrwalić? Posłuchaj w podcaście.

Hania Tomaszewska
8 lat temu odkryłam, że analiza biznesowa to genialna rzecz. Od tamtej chwili zbieram doświadczenia w różnych firmach, branżach i projektach. Pracuję na etacie, prowadzę bloga, tworzę kursy, prowadzę szkolenia i konsultacje. Pomagam analitykom doskonalić warsztat pracy i rozwijać się, managerom układać procesy i rozwijać pracowników oraz przedsiębiorcom, aby rozwiązania IT wspierały ich działalność.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ